Digitaal werken binnen de ABS-keten: ABS Autoherstel Haans

ABS Haans Autoschades heeft een paar jaar geleden het volledige proces op de schop genomen en gekeken waar ze efficiënter konden werken. Als gevolg daarvan zijn ze digitaler gaan werken. “De werkplaats app helpt ons hier gigantisch bij,” zegt Bram van Gils.

In een vorige blog gaf Astrid Kuhnen al aan waarom we binnen ABS Autoherstel volop inzetten op digitaal werken. Hier lees je hoe dat er in de praktijk aan toe gaat.

“We hadden het gevoel dat we checks en controles dubbel deden,” vertelt Bram, hoofd calculatie bij het schadeherstelbedrijf in Tilburg. “Daarom ben ik samen met Remco Ruiter van Akzonobel dit traject gestart. We hebben alle documenten bekeken en elk proces onder de loep genomen.”

“Het hoofddoel was efficiëntie. Papierloos werken was geen doel op zich, maar wel een mooie bijkomstigheid. Voorheen scanden we dertien velletjes papier in voor het dossier, nu nog maar een paar. Bijna alles is digitaal. Van het ondertekenen van de akte van sessie, tot de technische informatie. Alleen de werkorder staat nog op papier. We hebben dat heel bewust gedaan. Het werkt gewoon het efficiëntst om die op papier te hebben. Als we dat digitaal zouden maken, creëren we alleen maar een omweg.”

Bestellingen volgen

Al voor deze digitalisering werkte het bedrijf met de werkplaats app. “We gebruikten de app alleen om foto’s te maken en deze direct aan het dossier toe te voegen,” zegt Bram. “We benutten lang niet alle mogelijkheden. Nu gebruiken we de app bijvoorbeeld ook om bestellingen te kunnen inzien. Ook dat scheelt heel veel tijd.”

“We geven aan wat er besteld is, wanneer het verwacht wordt en waar het ligt. Op die manier hoeven monteurs niet meer het bedrijf rond om te vragen waar iets is gebleven, maar zien ze dat direct in de app. Het scheelt enorm veel lopen, vragen en dus tijd. Want ook dat vragen kan via de app, we gebruiken de optie om opmerkingen te plaatsen veelvuldig.”

Technische informatie voor handen

Een groot voordeel is dat de technische informatie direct beschikbaar is in het dossier. Dat heeft ABS goed voor elkaar, ik weet dat Astrid daar hard aan heeft gewerkt. Voorheen moesten we als calculators de informatie opvragen en die handmatig toevoegen aan het dossier. Nu wordt de benodigde OEM-informatie vanuit Thatcham Research automatisch in het dossier geladen. Dat gebeurt aan de hand van codes die we gebruiken om schade te duiden. Als je de calculatie goed invoert, wordt de juiste technische informatie geladen en kan de monteur direct aan de slag.”

“Natuurlijk verloopt niet alles vlekkeloos, maar hier doen we zo’n honderd auto’s in de week. Als er dan tachtig zonder gedoe gerepareerd worden, scheelt dat enorm. We hebben een onwijze tijdsbesparing op administratieve handelingen en het verzamelen van de technische info.”

Breed gedragen

“Voorheen hadden we één ipad op drie bruggen. Nu heeft iedere monteur er één, waar hij zelf verantwoordelijk voor is. Net als voor zijn accuboormachine eigenlijk, en dat gaat hartstikke goed.”

“De eigenaar had wel enige reserves toen we de app zo breed gingen inzetten. Maar dat is niet gek als de manier van werken zo op zijn kop gaat. Vanuit de werkplaats kreeg ik echter alleen maar positieve reacties. Monteurs kwamen zelfs met ideeën om bepaalde informatie op te nemen in de app. Ik was heel aangenaam verrast dat het zo breed gedragen werd in de werkplaats. Want alleen dan wordt het een succes.”